Huvud programvara och appar Dela dokument i SharePoint Online
programvara och appar

Dela dokument i SharePoint Online

Dela dokument i SharePoint Online
Anonim

Hur du säkert delar filer med människor

  • Webbläsare och Internet
  • Video & ljud
  • Säkerhetskopiering och verktyg
  • Använda sociala nätverk
  • Antivirus & säkerhet
  • E-post och meddelanden
  • Endast Windows
  • Endast Mac
  • Endast iOS
  • Endast Android
  • Visa mer

    avAnn Augustine

    En erfaren författare, bloggare, webbutgivare och innehållsmarknadsförare.

    SharePoint Online, den molnbaserade tjänsten som värd av Microsoft, är en del av Office 365-planen, eller den kan erhållas som ett tillägg till SharePoint Server. Det huvudsakliga intresset för nya och uppgraderade SharePoint Online-tjänster är att förbättra interaktiva konversationer online och göra det enklare och säkrare för att dela dokument när du är på språng.

    Om du redan är SharePoint Online-användare kan du förutse uppgraderade tjänster. SharePoint Online inkluderar nu användning på mobiltelefoner och surfplattor och en sömlös social upplevelse. OneDrive for Business ingår också i Office 365, en professionell version av OneDrive för dokumentlagring i molnet som gör att du kan synkronisera med filer lagrade på din dator eller företagsserver.

    Organisera behörigheter och användare i grupper

    Behörigheter för att dela dokument i SharePoint Online görs bäst enligt önskad användaråtkomst. Behörighetsnivåerna för SharePoint Online inkluderar:

    • Besökare - visa dokument i en webbläsare
    • Medlemmar - redigera eller bidra med dokument
    • Ägare - har full kontrollstillstånd från SharePoint Online-webbplatsen

    För att besökare kan ladda ner dokument måste behörigheterna innehålla "läs" -åtkomst.

    Nya gruppnamn kan skapas för att skapa en specifik användargrupp eller teamsamarbete. "Webbdesigners", "författare" och "Kunder" är exempel.

    Dela dokument utanför din organisation

    Externa användare är vanligtvis leverantörer, konsulter och kunder som du vill dela dokument med då och då.

    SharePoint Online-ägare som har full kontrolltillstånd kan dela dokument med externa användare. Externa användare kan läggas till besökare eller medlemsanvändargrupper för att bättre hantera behörigheter för att dela dokument.

    • Dela gästlänkar. En gästlänk kan delas via e-post för att visa dokument från ett SharePoint Online-dokumentbibliotek. För att minimera risken för att dokument delas med någon annan kan du kräva att de externa användarna loggar in. Detta steg kräver att du ställer in personer i behörighetsgruppen Besökare (eller olicensierade användare med läsåtkomst) för att säkerställa att gästlänkar inte kan vara öppnas av anonyma användare.
    • Dela med medlemmarna. Om dina externa användare har prenumeration på Office 365 eller är medlemmar på din webbplats kan du kräva att de loggar in innan de öppnar de delade dokumenten. Det här steget antar att du har lagt till dem i gruppen Behörighetsbehörighet. Externa användare utan Microsoft Office kan ladda ner filen så länge de har läsåtkomst.
    • Dela offentlig länk från OneDrive for Business. OneDrive är ett dokumentlagringsområde som finns i Office 365 om din tjänst har uppgraderats. OneDrive används bäst för att dela filer med externa offentliga användare som är separata från SharePoint Online-dokumentbiblioteket. OneDrive kan betraktas som den slutliga versionen av ett dokument för allmänhetens visning - till exempel för en post från en webbplats eller blogg. Ditt SharePoint Online-dokumentbibliotek kan vara källan, så gör en kopia för OneDrive så att du kan skilja de två områdena om du väljer att använda OneDrive på detta sätt.
    • Dela dokument i din organisation. Interna användare är personer inom din organisation eller andra avdelningar. Vanligtvis delar du dokument på olika sätt, beroende på om du arbetar och samarbetar med en grupp eller du lägger ut dokument på ett intranät för andra för att se den aktuella statusen för kunskap eller dokumentversion.
    • Dela med medlemmarna. Att använda Office 365 med SharePoint Online ger åtkomst till Office Web Apps, den webbläsarbaserade lätta tjänsten du kan använda för att skapa, redigera och dela dokument online. Användare med Microsoft Office kan synkronisera filer från sin dator med filer lagrade i SharePoint Online för att dela med medlemmarna. Användare med Microsoft Office kan också synkronisera filer och mappar från SharePoint Online till en dator eller mobil enhet för att fungera offline.
    • Dela med icke-medlemmar. Förutsatt att inte alla i din organisation har ett prenumeration på Office 365 kan dokument delas beroende på behörighetsgrupp. Till exempel kan icke-medlemmar som verkställande team i din organisation behöva hålla reda på ett bibliotek med marknadsföringsdokument där marknadsinformation eller kundupplevelser fångas i fältet.
    • Dela från OneDrive. Du kan dela filer med interna användare från OneDrive. Du kan använda OneDrive som iscensättningsområde innan du flyttar dokument till ett SharePoint Online-dokumentbibliotek.