Huvud programvara Hantera data i Excel med databaser, tabeller, poster och fält
programvara

Hantera data i Excel med databaser, tabeller, poster och fält

Hantera data i Excel med databaser, tabeller, poster och fält
Anonim

  • Dokument
  • presentationer
  • Desktop Publishing
  • Grafisk design
  • databaser
  • Animering och video
  • byTed French

    En kalkylarksexpert som är befälhavare på Excel och Google Sheets.

    Excel har inte datahanteringsfunktioner för relationsdatabasprogram som SQL Server och Microsoft Access. Vad den kan göra är dock att tjäna som en enkel databas som fyller kraven för datahantering.

    I Excel organiseras data med hjälp av rader och kolumner i ett kalkylblad. Tabellfunktionen gör det enkelt att mata in, redigera och manipulera data.

    Dessa anvisningar gäller Excel-versionerna 2019, 2016, 2013, 2010 och Excel för Office 365.

    Databasvillkor: poster och fält

    En databas är en samling relaterad information lagrad i en eller flera datorfiler. Ofta är uppgifterna organiserade i tabeller på ett sådant sätt att de enkelt kan uppdateras, sorteras, korrigeras och filtreras.

    En enkel databas, till exempel Excel, innehåller all information om ett ämne i en enda tabell. Relationsdatabaser, å andra sidan, består av många tabeller med var och en som innehåller information om olika men relaterade ämnen.

    Uppgifter

    I databasterminologi innehåller en post all information eller data om ett specifikt objekt i databasen. I Excel innehåller varje cell i ett kalkylblad en information eller ett värde.

    Fields

    Varje information i en databaspost, såsom ett telefonnummer eller gatunummer, kallas ett fält . I Excel fungerar de enskilda cellerna i ett kalkylblad som fält, eftersom varje cell kan innehålla en enda information om ett objekt.

    Fältnamn

    Det är viktigt att organisera en databas så att du kan sortera eller filtrera informationen för att hitta specifik information. Att lägga till kolumnrubriker, så kallade fältnamn, gör det enklare att mata in data i samma ordning för varje post.

    Exempeldatabas

    På bilden ovan har varje elev en separat rad i tabellen som innehåller all tillgänglig information om dem.

    Varje cell i rad är ett fält som innehåller en information. Fältnamnen i rubrikraden hjälper till att säkerställa att data förblir organiserade genom att hålla all information om ett specifikt ämne, t.ex. namn eller ålder, i samma kolumn för alla elever.

    Excels verktyg för datahantering

    Dessutom har Microsoft flera dataverktyg för att göra det enklare att arbeta med stora mängder data lagrade i Excel-tabeller och för att hålla det i gott skick.

    Använda ett formulär för poster

    Ett av dessa verktyg är dataformuläret. Du kan använda den för att hitta, redigera, ange eller ta bort poster i tabeller som innehåller upp till 32 fält eller kolumner.

    Standardformuläret innehåller en lista över fältnamn i den ordning de är ordnade i tabellen, för att säkerställa att användare skriver korrekta poster. Bredvid varje fältnamn finns en textruta för att ange eller redigera de enskilda datafälten.

    Det är möjligt att skapa anpassade formulär, men det är ofta allt som behövs för att skapa och använda standardformuläret.

    Ta bort duplikatdataposter

    Ett vanligt problem med alla databaser är datafel. Förutom enkla stavfel eller saknade datafält kan dubbla dataposter vara ett problem eftersom en datatabell växer i storlek.

    Ett annat av Excel-datainstrument kan användas för att ta bort dessa duplikatposter - antingen exakta eller partiella duplikat.

    Sortera data i Excel

    Sortering betyder att omorganisera data enligt en specifik egenskap, till exempel att sortera en tabell alfabetiskt efter efternamn eller kronologiskt från äldsta till yngsta.

    Excels sorteringsalternativ inkluderar sortering efter ett eller flera fält, anpassad sortering, t.ex. efter datum eller tid, och sortering efter rader vilket gör det möjligt att ordna fälten i en tabell.