Huvud e-post och meddelanden Hur man ställer in automatiska svar i Outlook
e-post och meddelanden

Hur man ställer in automatiska svar i Outlook

Hur man ställer in automatiska svar i Outlook
Anonim

Låt andra veta när du inte är tillgänglig för att svara på e-postmeddelanden

Skapa din automatiska e-postmall

Om du vill ställa in ett automatiskt svar i Outlook för ett IMAP- eller POP-e-postkonto (för Exchange, se vidare nedan) använder du Outlook: s reglerfunktion. Börja med att skapa ett autosvar-e-postmeddelande som skickas till mottagare medan du är borta.

  1. Välj ny e-post .

  2. Ange ämnet för e-postmeddelandet och meddelandeteksten som säger mottagaren att du inte är tillgänglig.

    Låt mottagarna veta när de kan förvänta sig ett personligt svar från dig och vara medvetna om hur mycket information du avslöjar i ditt automatiska svar eftersom att avslöja för mycket information kan utgöra en risk.

  3. När du är klar med att skriva ditt autosvarmeddelande väljer du Arkiv.

  4. Välj Spara som .

  5. Välj rullgardinspilen Spara som typ och välj Outlook-mall .

  6. Outlook använder mallens ämne som standard som namn i textrutan Filnamn . Ändra detta till allt du gillar som låter dig veta att det är din e-postmallfil utanför kontoret.

  7. Välj Spara .

  8. Stäng meddelandefönstret.

    Skapa en out-of-office automatisk svarregel

    Nästa steg för IMAP- eller POP-e-postkonton är att ställa in en Outlook-regel. Denna regel skickar ett svar med den mall du skapade i föregående avsnitt.

    1. Välj Arkiv > Info .

    2. Välj Hantera regler och varningar .

    3. Välj fliken E- postregler.

    4. Under Använd ändringar i den här mappen väljer du det e-postkonto du skapar det automatiska svaret för.

      Du har möjlighet att tillämpa din nya regel på alla konton i ett senare steg.

    5. Välj Ny regel .

    6. I avsnittet Start från en tom regel väljer du Använd regel på meddelanden jag får .

    7. Välj Nästa .

    8. Under Steg 1: Välj villkor, markera kryssrutan Till där mitt namn är i rutan Till.

      Den automatiska svarregeln svarar på alla inkommande post om du rensar alla kryssrutorna för villkoret.

    9. Välj Nästa .

    10. Under Steg 1: Välj åtgärd (er), markera svaret med en specifik kryssruta.

    11. Under steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde), välj en specifik malllänk .

    12. Markera rullgardinsmenyn Sök i och välj sedan Användarmallar i Filsystem .

    13. Markera mallen du skapade.

    14. Välj Öppna .

    15. Välj Nästa i dialogrutan Regelguiden.

    16. Under Steg 1: Välj undantag, markera kryssrutan för undantag om det är ett automatiskt svar .

    17. Välj Nästa .

    18. Under steg 1: Ange ett namn för den här regeln, skriv ett namn för din autosvarregel.

    19. Under Steg 2: Alternativ för inställningsregel markerar du kryssrutan Aktivera denna regel om du vill aktivera den automatiska responderen. Om du inte vill att det automatiska svaret ska vara aktivt nu, rensa kryssrutan.

      Om du har flera e-postkonton där du vill använda den här automatiska svararen markerar du kryssrutan Skapa denna regel på alla konton .

    20. Välj Slutför .

    21. Välj OK i dialogrutan Regler och varningar .

      Outlook skickar ett autosvar till adressen till varje e-postmeddelande som mottas en gång per session; ett andra auto-svar skickas efter att Outlook är stängt och öppnat igen.

      Hur man aktiverar och inaktiverar automatiska svar för IMAP- och POP-e-postkonton

      För IMAP- och POP-e-postkonton aktiverar du den automatiska respondern när du behöver det. Gå till Arkiv > Hantera regler och varningar > E-postregler, markera kryssrutan bredvid din auto-responder-regel och välj sedan OK .

      För att inaktivera respondern, rensa kryssrutan och välj sedan OK .

      Automatiska svar för Microsoft Exchange-konton

      Om ditt e-postkonto är ett Microsoft Exchange-konto (du kan ställa in ett Outlook.com-konto som ett Exchange-konto i Outlook) kan du ställa in ett out-office autosvar direkt på servern. Följ dessa steg för Outlook 2019, 2016 och Outlook för Office 365.

      1. Välj Arkiv > Info .

      2. Välj Automatiska svar .

      3. Välj Skicka automatiska svar . Skriv ditt automatiska svarmeddelande i textrutan.

        För att inaktivera ett automatiskt svar, gå till dialogrutan Automatiska svar och välj Skicka inte automatiska svar . Autosvar skickas inte längre.

      4. Valfritt: Ställ in tidsramen under vilken du vill att autosvaret ska vara aktivt. Markera kryssrutan Endast skicka under detta tidsintervall . Ställ sedan in starttid och sluttid . Endast meddelanden som mottas under detta intervall får ett automatiskt svar.

      5. Om du arbetar i ett företag eller en organisation kan du ha ytterligare alternativ för dina automatiska svar:

        • Inuti min organisation : Det här meddelandet skickas till meddelanden som tas emot från andra inom samma företag eller organisation som du.
        • Utanför min organisation : Meddelandet skickas till personer utanför din organisation. Markera kryssrutan Autosvar till personer utanför min organisation .

        Det finns säkerhetsrisker med automatiska svar.

      6. Välj OK .

        Outlook Auto-Responder Tools och Add-Ins

        I stället för att ställa in en regel i Outlook manuellt, använd ett tillägg som Mail Responder för Outlook, eller verktyg som Email Responder (FreeBusy) eller Auto Answer Manager. Dessa verktyg är smarta om du bara skickar nödvändiga svar utanför kontoret.

        För att behålla out-office-svar mer centralt på en Exchange-server (inklusive mallar med fält som slås samman med Active Directory), försök med Symprex Out-of-Office Manager.

        Hur du aktiverar automatiska svar på Outlook.com

        Att aktivera automatiska svar på Outlook.com är en enkel process. Funktionen erbjuder inte så många alternativ som Outlook-programvaran gör, men den är lätt att använda.

        1. På sidan Outlook.com Mail väljer du Inställningar > Visa alla Outlook-inställningar .

        2. Välj Mail > Automatiska svar .

        3. Slå på Aktivera automatisk svar för att växla.

          För att stänga av automatiska svar, stänger du av automatiska svar på växla.

        4. Valfritt: Markera kryssrutan Skicka svar endast under en tidsperiod . Ange starttid och sluttid . Automatiska svar skickas endast under denna tidsram.

        5. Ange meddelandet du vill skicka medan automatiska svar är aktiverade.

        6. Valfritt: Markera kryssrutan Skicka svar bara till kontakter för att skicka automatiska svar till endast personer och e-postadresser i dina Outlook.com-kontakter.

        7. Välj Spara .