Huvud programvara Excel steg för steg grundläggande handledning
programvara

Excel steg för steg grundläggande handledning

Excel steg för steg grundläggande handledning
Anonim

Att använda Excel är inte så svårt som det verkar

Att mata in data i kalkylarkceller är alltid en trestegsprocess; dessa steg är som följer:

  1. Klicka på cellen där du vill att data ska gå.
  2. Skriv in data i cellen.
  3. Tryck på Enter- tangenten på tangentbordet eller klicka på en annan cell med musen.

Som nämnts identifieras varje cell i ett kalkylblad med en adress eller cellreferens, som består av kolumnbokstaven och numret på raden som korsar var en cell är plats. När du skriver en cellreferens skrivs alltid kolumnbokstaven först följt av radnumret - som A5, C3 eller D9 .

När du matar in data för den här självstudien är det viktigt att mata in data i rätt kalkylarkceller. Formler som anges i efterföljande steg använder cellreferenser för de data som anges nu.

För att följa denna handledning använder du cellreferenser för data som visas på bilden ovan för att mata in all information i ett tomt Excel-kalkylblad.

02

av 08

Bredda kolumner i Excel

Som standard tillåter en cells bredd att endast åtta tecken i vilken datainmatning som helst visas innan den överförs till nästa cell till höger. Om cellen eller cellerna till höger är tomma visas de angivna uppgifterna i kalkylbladet, sett med kalkylbladets avdrag Beräkningar för anställda som anges i cell A1 .

Om cellen till höger innehåller data, kommer emellertid innehållet i den första cellen att avkortas till de första åtta tecknen. Flera celler med data som anges i föregående steg, såsom etiketten Avdragshastighet: in i cell B3 och Thompson A. som matas in i cell A8 trunkeras eftersom cellerna till höger innehåller data.

För att korrigera problemet så att informationen är helt synlig måste kolumnerna som innehåller den informationen utvidgas. Som med alla Microsoft-program finns det flera sätt att bredda kolumnerna. Stegen nedan beskriver hur man breddar kolumner med musen.

Bredda individuella kalkylarkolumner

  1. Placera muspekaren på linjen mellan kolumnerna A och B i kolumnhuvudet.
  2. Pekaren kommer att ändras till en pil med två huvud.
  3. Klicka och håll ner vänster musknapp och dra den dubbelhövda pilen till höger för att bredda kolumn A tills hela posten Thompson A. är synlig.
  4. Bredda andra kolumner för att visa data efter behov.

Kolumnbredder och arbetsbladstitlar

Eftersom kalkyltiteln är så lång jämfört med de andra etiketterna i kolumn A, om kolumnen breddades för att visa hela titeln i cell A1, skulle kalkylbladet inte bara se udda ut, utan det skulle göra det svårt att använda kalkylen på grund av mellanrummen mellan etiketterna till vänster och de andra datakolumnerna.

Eftersom det inte finns några andra poster i rad 1, är det inte fel att bara lämna titeln som den - spilla över i cellerna till höger. Alternativt har Excel en funktion som heter merge och center som kommer att användas i ett senare steg för att snabbt centrera titeln över datatabellen.

03

av 08

Lägga till datum och namngivna intervall

Det är normalt att lägga till datumet i ett kalkylblad - ganska ofta för att ange när arket senast uppdaterades. Excel har ett antal datumfunktioner som gör det enkelt att ange datumet i ett kalkylblad. Funktioner är bara inbyggda formler i Excel för att göra det enkelt att utföra vanligt utförda uppgifter - till exempel att lägga till datumet i ett kalkylblad.

Funktionen TODAY är enkel att använda eftersom den inte har några argument - vilket är data som måste levereras till funktionen för att den ska fungera. TODAY- funktionen är också en av Excels flyktiga funktioner, vilket innebär att den uppdaterar sig själv varje gång omberäkningen görs - vilket vanligtvis är när kalkylbladet öppnas.

Lägga till datumet med TODAY-funktionen

Stegen nedan lägger till funktionen TODAY i cell C2 i kalkylbladet.

  1. Klicka på cell C2 för att göra den till den aktiva cellen.
  2. Klicka på fliken Formler i bandet .
  3. Klicka på alternativet Datum och tidbandet för att öppna listan med datumfunktioner.
  4. Klicka på funktionen Idag för att ta fram Formelbyggaren .
  5. Klicka på Klar i rutan för att öppna funktionen och återgå till kalkylbladet.
  6. Det aktuella datumet ska läggas till i cell C2.

Se ###### Symboler istället för datumet

Om en rad hashtag-symboler visas i cell C2 istället för datumet efter att TODAY- funktionen har lagts till den cellen beror det på att cellen inte är tillräckligt bred för att visa den formaterade informationen.

Som nämnts tidigare, överformaterade nummer eller textdata över till tomma celler till höger om det är för brett för cellen. Data som har formaterats som en specifik typ av nummer - till exempel valuta, datum eller tid, går dock inte över till nästa cell om de är bredare än cellen där de är belägna. Istället visar de ######- felet.

För att åtgärda problemet, bredda kolumn C med den metod som beskrivs i föregående steg i handledning.

Lägga till ett namngivet intervall

Ett namngivet intervall skapas när en eller flera celler ges ett namn för att göra området lättare att identifiera. Namngivna intervall kan användas som ersättning för cellreferens när de används i funktioner, formler och diagram. Det enklaste sättet att skapa namngivna intervall är att använda namnrutan i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet ovanför radnumren.

I den här handledningen kommer namngraden att ges till cell C6 för att identifiera avdragsgraden som tillämpas på anställdas löner. Det namngivna intervallet kommer att användas i deduktionsformeln som läggs till cellerna C6 till C9 i kalkylbladet.

  1. Välj cell C6 i kalkylbladet.
  2. Skriv hastighet i Namnrutan och tryck på Enter- tangenten på tangentbordet
  3. Cell C6 har nu namnet på kursen.

Detta namn kommer att användas för att förenkla skapandet av avdragsformler i nästa steg i handledning.

04

av 08

Ange formeln för avdrag för anställda

Med Excel-formler kan du utföra beräkningar på nummerdata som matas in i ett kalkylblad. Excel-formler kan användas för grundläggande nummerskränkning, som tillägg eller subtraktion, samt mer komplexa beräkningar, som att hitta en students genomsnitt på testresultat och beräkna hypoteksbetalningar.

  • Formler i Excel börjar alltid med ett jämntecken ( = ).
  • Likhetstecknet skrivs alltid in i cellen där du vill att svaret ska visas.
  • Formeln slutförs genom att trycka på Enter-tangenten på tangentbordet.

Använda cellreferenser i formler

Ett vanligt sätt att skapa formler i Excel innebär att mata in formeldata i kalkylarkceller och sedan använda cellreferenser för data i formeln istället för själva uppgifterna.

Den huvudsakliga fördelen med detta tillvägagångssätt är att om det senare blir nödvändigt att ändra data, är det en enkel fråga att byta ut data i cellerna snarare än att skriva om formeln. Resultaten av formeln uppdateras automatiskt när data ändras.

Använda namngivna intervall i formler

Ett alternativ till cellreferenser är att använda namngivna intervall - till exempel den namngivna intervallfrekvens som skapades i föregående steg.

I en formel fungerar ett namngivet intervall på samma sätt som en cellreferens, men det används normalt för värden som används flera gånger i olika formler - till exempel en avdragssats för pensioner eller hälsofördelar, en skattesats eller en vetenskaplig konstant - medan cellreferenser är mer praktiska i formler som hänvisar till specifika data endast en gång.

Ange formeln för avdrag för anställda

Den första formeln som skapats i cell C6 multiplicerar bruttolönen för den anställda B. Smith med avdragsgraden i cell C3 .

Den färdiga formeln i cell C6 är:

= B6 * hastighet

Använd pekning för att ange formeln

Även om det är möjligt att bara skriva ovanstående formel i cell C6 och ha rätt svar visas, är det bättre att använda pekning för att lägga till cellreferenser till formler för att minimera risken för fel skapade genom att skriva fel cellreferens.

Pekning innebär att klicka på cellen som innehåller data med muspekaren för att lägga till cellreferensen eller det namngivna intervallet till formeln.

  1. Klicka på cell C6 för att göra den till den aktiva cellen.
  2. Skriv lika tecken ( = ) i cell C6 för att börja formeln.
  3. Klicka på cell B6 med muspekaren för att lägga till den cellreferensen till formeln efter lika tecken.
  4. Skriv multiplikationssymbolen ( * ) i cell C6 efter cellreferensen.
  5. Klicka på cell C3 med muspekaren för att lägga till den namngivna intervallfrekvensen till formeln.
  6. Tryck på Enter- tangenten på tangentbordet för att slutföra formeln.
  7. Svaret 2747.34 bör finnas i cell C6 .
  8. Även om svaret på formeln visas i cell C6, klickar du på den cellen formeln, = B6 * -hastighet, i formelfältet ovanför kalkylbladet

05

av 08

Ange formeln för nettolön

Denna formel skapas i cell D6 och beräknar en anställds nettolön genom att subtrahera avdragsbeloppet beräknat i den första formeln från bruttolönen . Den färdiga formeln i cell D6 är:

= B6 - C6

  1. Klicka på cell D6 för att göra den till den aktiva cellen.
  2. Skriv lika tecken ( = ) i cell D6 .
  3. Klicka på cell B6 med muspekaren för att lägga till den cellreferensen till formeln efter lika tecken.
  4. Skriv ett minustecken ( - ) i cell D6 efter cellreferensen.
  5. Klicka på cell C6 med muspekaren för den cellreferensen till formeln.
  6. Tryck på Enter- tangenten på tangentbordet för att slutföra formeln.
  7. Svaret 43 041, 66 bör finnas i cell D6 .

Relativa cellreferenser och kopieringsformler

Hittills har avdrags- och nettolönsformlerna lagts till endast en cell vardera i kalkylbladet - C6 respektive D6 . Som ett resultat är kalkylbladet för närvarande komplett för bara en anställd - B. Smith .

Istället för att gå igenom den tidskrävande uppgiften att återskapa varje formel för de andra anställda, tillåter Excel under vissa omständigheter formler att kopieras till andra celler. Dessa omständigheter involverar ofta användningen av en specifik typ av cellreferens - känd som en relativ cellreferens - i formlerna.

Cellreferenser som har matats in i formlerna i de föregående stegen har varit relativa cellreferenser och de är standardtypen för cellreferenser i Excel för att göra kopieringsformler så enkla som möjligt.

Nästa steg i handledningen använder Fill Handle för att kopiera de två formlerna till raderna nedan för att slutföra datatabellen för alla anställda.

06

av 08

Kopiera formler med fyllningshandtaget

Fyllhandtaget är en liten svart prick eller kvadrat i det nedre högra hörnet av den aktiva cellen. Fyllhandtaget har ett antal användningsområden inklusive kopiering av cellens innehåll till angränsande celler. fylla celler med en serie siffror eller textetiketter och kopiera formler.

I det här steget i tutorialen kommer påfyllningshandtaget att användas för att kopiera både avdrags- och nettolönsformlerna från cellerna C6 och D6 ner till cellerna C9 och D9 .

Kopiera formler med fyllningshandtaget

  1. Markera celler B6 och C6 i kalkylbladet.
  2. Placera muspekaren över den svarta fyrkanten i det nedre högra hörnet av cell D6 - pekaren ändras till ett plustecken ( + ).
  3. Klicka och håll nere vänster musknapp och dra påfyllningshandtaget ner till cell C9 .
  4. Släpp musknappen - cellerna C7 till C9 ska innehålla resultaten av avdragsformeln och cellerna D7 till D9 Net Salary- formeln.

07

av 08

Tillämpa nummerformatering i Excel

Talformatering avser tillägg av valutasymboler, decimalmarkeringar, procenttecken och andra symboler som hjälper till att identifiera vilken typ av data som finns i en cell och för att göra det lättare att läsa.

Lägga till procentsymbolen

  1. Välj cell C3 för att markera den.
  2. Klicka på fliken Hem i bandet .
  3. Klicka på alternativet Allmänt för att öppna rullgardinsmenyn Nummerformat.
  4. Klicka på menyn i menyn för att ändra formatformatet i cell C3 från 0, 06 till 6%.

Lägga till valutasymbolen

  1. Välj celler D6 till D9 för att markera dem.
  2. Klicka på alternativet Allmänt för att öppna rullgardinsmenyn Nummerformat på fliken Hem .
  3. Klicka på valutan i menyn för att ändra formateringen av värdena i cellerna D6 till D9 till valuta med två decimaler.

08

av 08

Tillämpa cellformatering i Excel

Cellformatering hänvisar till formateringsalternativ - till exempel att använda fet formatering på text eller siffror, ändra datainriktning, lägga till gränser till celler eller använda fusionen och centerfunktionen för att ändra utseendet på data i en cell.

I den här handledningen kommer ovan nämnda cellformat att tillämpas på specifika celler i kalkylbladet så att det kommer att matcha det färdiga kalkylbladet.

Lägga till fet formatering

  1. Välj cell A1 för att markera den.
  2. Klicka på fliken Hem i bandet .
  3. Klicka på Fet formateringsalternativ som identifierat i bilden ovan för att veta informationen i cell A1 .
  4. Upprepa ovanstående steg för att fettställa data i cellerna A5 till D5 .

Ändra datainriktning

Det här steget kommer att ändra den vänstra inställningen för flera celler för att centrera justeringen.

  1. Välj cell C3 för att markera den.
  2. Klicka på fliken Hem i bandet .
  3. Klicka på alternativet för centraltjustering som identifierat i bilden ovan för att centrera data i cell C3 .
  4. Upprepa ovanstående steg för att centrera justeringen av data i cellerna A5 till D5 .

Slå samman och centrera celler

Alternativet Sammanfoga och centrera kombinerar ett antal valda i en cell och centrerar datainmatningen i den vänstra cellen över den nya sammanslagna cellen. Detta steg kommer att slå samman och centrera kalkylbladets titel - Avdragsberäkningar för anställda.

  1. Välj cellerna A1 till D1 för att markera dem.
  2. Klicka på fliken Hem i bandet .
  3. Klicka på alternativet Sammanfoga och centrera som identifierat i bilden ovan för att slå samman cellerna A1 till D1 och centrera titeln över dessa celler.

Lägga till bottengränser till celler

Detta steg lägger till bottengränserna till cellerna som innehåller data i raderna 1, 5 och 9

  1. Välj den sammanslagna cellen A1 till D1 för att markera den.
  2. Klicka på fliken Hem i bandet .
  3. Klicka på nedåtpilen bredvid gränsalternativet som identifieras i bilden ovan för att öppna rullgardinsmenyn gränser.
  4. Klicka på alternativet Botten kant i menyn för att lägga till en ram längst ner i den sammanslagna cellen.
  5. Upprepa ovanstående stegsekvens för att lägga till en bottenkant till cellerna A5 till D5 och till cellerna A9 till D9 .