Huvud programvara Att göra och inte göra med att ange data i Excel
programvara

Att göra och inte göra med att ange data i Excel

Att göra och inte göra med att ange data i Excel
Anonim

Lär dig vad du ska göra och vad du ska undvika när du anger data i Excel

Det här är de bästa dos och don'ts att tänka på när du använder Excel:

  • Planera ditt kalkylblad.
  • Lämna inte tomma rader eller kolumner när du anger relaterad data.
  • Spara ofta och spara på två platser.
  • Använd inte siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data.
  • Använd cellreferenser och namngivna intervall i formler.
  • Lämna inte celler som innehåller formler olåsta.
  • Sortera dina data.

Planera ditt kalkylblad

När du anger data i Excel är det en bra idé att planera innan du börjar skriva. Bestäm hur kalkylbladet ska användas, vilka data det kommer att innehålla och vad som ska göras med den informationen. Dessa beslut påverkar avsevärt den slutliga layouten på kalkylbladet.

Planering före skrivning sparar tid senare om kalkylarket måste omorganiseras för att göra det mer effektivt.

Här är några punkter att tänka på när du planerar dina Excel-arbetsböcker:

  • Vad är syftet med kalkylarket?
  • Hur mycket data kommer kalkylarket att innehålla?
  • Är diagram nödvändiga?
  • Kommer kalkylarket att skrivas ut?

Vad är syftet med kalkylarket?

Syftet med kalkylbladet bestämmer platsen för data, eftersom den mest kritiska informationen måste vara synlig och lättillgänglig. Om dina data kräver beräkningar avgör beräkningarna vilka formler och funktioner som behövs och var formlerna ska anges.

Hur mycket data kommer kalkylarket att rymma?

Mängden data som kalkylarket kommer att innehålla från början och hur mycket som läggs till i det senare bestämmer antalet kalkylblad du behöver för arbetsboken.

Här är några tips:

  • Sprid inte dina uppgifter för mycket. När data finns i flera kalkylblad kan specifik information vara svår att hitta. Beräkningar som sträcker sig över flera kalkylblad eller arbetsböcker påverkar också Excel: s prestanda.
  • För stora kalkylblad visar du betydande kolumnsummor ovanför kolumnrubrikerna, snarare än längst ner på kalkylbladet för att snabbt hitta sammanfattningsinformation.

Behövs diagram?

Om hela eller delar av data kommer att användas i ett diagram eller diagram, kan det påverka informationslayouten.

Följ dessa bästa metoder när du använder diagram:

  • Beroende på typ av diagram kan data behöva grupperas annorlunda. Skapa till exempel ett sammanfattningsområde för cirkeldiagram.
  • För stora kalkylark flyttar du diagram till separata sidor så att kalkylbladet inte är trångt med data och bilder.

Kommer kalkylbladet att skrivas ut?

Hur du organiserar uppgifterna beror på hur uppgifterna skrivs ut. Kommer alla data att skrivas ut eller bara några av uppgifterna? Kommer data att skrivas ut i stående eller liggande layout?

Tänk på dessa tips när du skriver ut kalkylblad:

  • Om kalkylbladet skrivs ut med porträttvy på pappersstorlek (8, 5 "x 11") placerar du de flesta data i rader under några kolumner. På detta sätt är rubrikerna synliga på ett ark.
  • Om kalkylbladet skrivs ut på flera ark, skriv ut kolumnrubriker högst upp på varje sida. Kolumnrubriker ger en översikt över data och gör data mer tillgängliga och lätta att läsa.
  • Om flera kolumner med data skrivs ut använder du liggande layout för att behålla alla rubriker på en sida. Återigen, om flera ark behövs, skriv ut kolumnrubrikerna överst på varje sida.
  • Om kalkylbladet innehåller diagram flyttar du diagrammen till ett separat ark innan du skriver ut arbetsboken.

Lämna inte tomma rader eller kolumner när du anger relaterad data

Tomma rader eller kolumner i datatabeller eller relaterade dataintervall gör det svårt att korrekt använda flera av Excel-funktioner som diagram, pivottabeller och specifika funktioner.

Även tomma celler i rad eller kolumn som innehåller data kan orsaka problem som visas på bilden nedan.

Frånvaron av tomma utrymmen hjälper Excel att upptäcka och välja relaterad data när du använder en rad funktioner som sortering, filtrering eller AutoSum.

När du vill dela upp data för att göra det lättare att läsa använder du gränser eller formaterar rubriker och etiketter. Använd visuella signaler som fet text, rader och cellfärg för att separera och markera data.

Följ dessa tips när du arbetar med data i rader och kolumner:

  • Placera en beskrivande rubrik högst upp i tabellens första kolumn med informationen nedan.
  • Om det finns mer än en dataserie listar du dem efter varandra i kolumner (från vänster till höger) med titeln för varje dataserie upptill.

Håll oberoende data separata

Även om det är viktigt att hålla relaterade data tillsammans, är det också användbart att separera oberoende dataområden. Lämna tomma kolumner eller rader mellan olika dataintervall eller annan information på kalkylbladet så att Excel väljer rätt relaterade intervall eller tabeller med data.

Spara ofta

Vikten av att rädda ditt arbete ofta kan inte överskattas eller anges för ofta. Om du använder ett webbaserat kalkylblad som Google Sheets eller Excel Online är det inte något problem att spara. Dessa program har inte ett sparalternativ. Istället sparas kalkylblad automatiskt på ditt molnkonto med Autosave-funktionen.

För skrivbordsprogram kan du spara ditt arbete efter två eller tre ändringar. Spara till exempel efter att du har lagt till data, formulerade kolumnrubriker eller angett en formel. Spara ditt arbete minst två eller tredje minut.

Trots att datorns och datorprogramvarans stabilitet har förbättrats drastiskt med tiden kraschar programvaran fortfarande, strömavbrott och andra människor springer ibland över nätsladden och drar den ur vägguttaget. Och när olyckor inträffar ökar förlusten av data din arbetsbelastning när du rekonstruerar det du redan har gjort.

Excel har en AutoSave-funktion, som vanligtvis fungerar mycket bra, men du bör inte helt lita på den. För vana att säkra dina data med ofta besparingar.

Genväg till Spara

Du behöver inte flytta musen till bandet och klicka på ikoner för att spara ditt arbete. Gör istället en vana att spara med hjälp av tangentkombinationskombinationen. När du vill spara kalkylbladet trycker du på Ctrl + S.

Spara på två platser

Det är också viktigt att spara dina data på två olika platser. Den andra platsen är en säkerhetskopia. Den bästa säkerhetskopian är en som är på en annan fysisk plats än originalet.

När du sparar en säkerhetskopia av dina arbetsböcker bör du överväga att spara filer på ditt molnkonto. När arbetsböcker lagras på din dator och i molnet, har du inte bara en säkerhetskopia i molnet, utan molnet är utformat med redundanta säkerhetskopior vilket innebär att dina data lagras på flera servrar.

Molnbaserade säkerhetskopior

Återigen behöver inte göra en säkerhetskopia vara en tidskrävande uppgift.

Om säkerhet inte är ett problem, till exempel om kalkylbladet är en lista över dina DVD-skivor, räcker det förmodligen med att skicka en kopia till dig själv. Om säkerhet är ett problem, är molnlagring ett alternativ.

När det gäller kalkylblad online, säkerhetskopierar programmets ägare sina servrar, och detta inkluderar all användardata. Men för att vara säker, ladda ner en kopia av filen till din dator.

Använd inte siffror som kolumnrubriker och inkludera inte enheter med data

Använd rubriker längst upp i kolumnerna och i början av raderna för att identifiera dina data. Rubriker gör operationer som sortering enklare. Men använd inte siffror som 2012, 2013 och så vidare som rubriker.

Som visas på bilden ovan kan kolumn- och radrubriker som är nummer oavsiktligt inkluderas i beräkningarna. Om dina formler innehåller funktioner som automatiskt väljer dataområdet för funktionens argument, till exempel AutoSum, kommer nummer i kolumnrubrikerna att orsaka problem.

Vanligtvis söker sådana funktioner, som också inkluderar AutoMax och AutoAverage, först efter kolumner med siffror och sedan vänster efter en rad med siffror. Alla rubriker som är nummer kommer att inkluderas i det valda intervallet.

Siffror som används som radrubriker kan misstas som en annan dataserie om de väljs som en del av ett område för ett diagram snarare än som axelmärken.

Formatera siffror i rubricecellerna som text eller skapa textetiketter genom att föregå varje nummer med en apostrof (') som' 2012 och '2013. Apostrofen visas inte i cellen, men den ändrar numret till textdata.

Håll enheter i rubrikerna

Ange inte valuta, temperatur, avstånd eller andra enheter i varje cell med sifferdata. Om du gör det finns det en chans att Excel eller Google Sheets kommer att visa alla dina data som text.

Placera istället enheter i rubrikerna högst upp i kolumnen för att se till att dessa rubriker är i textformat och inte skapar problem.

Text till vänster, siffror till höger

Ett snabbt sätt att berätta om du har text- eller sifferdata är att kontrollera anpassningen av data i en cell. Som standard anpassas textdata till vänster i Excel och Google Sheets, och nummerdata anpassas till höger i en cell.

Även om denna standardjustering kan ändras, bör formatering tillämpas efter att alla data och formler har matats in. Standardinställningen ger dig en ledtråd om data formateras korrekt i kalkylbladet.

Procent och valutasymboler

Den bästa praxisen för att mata in data i ett kalkylblad är att ange det vanliga numret och sedan formatera cellen så att numret visas korrekt, till exempel i procent eller som valuta.

Excel- och Google-ark känner igen procenttecken som skrivs in i en cell tillsammans med numret. Dessa appar accepterar också vanliga valutasymboler, till exempel dollartecknet ($) eller det brittiska pundssymbolet (£) om du skriver in dem i en cell tillsammans med nummerdata, men andra valutasymboler, t.ex. Sydafrikanska rand (R), tolkas som text.

För att undvika potentiella problem anger du beloppet och formaterar sedan cellen för valuta snarare än att skriva valutasymbolen.

Använd cellreferenser och namngivna intervall i formler

Både cellreferenser och namngivna intervall kan vara och bör användas i formler för att hålla formler och hela arbetsbladet fria från fel och uppdaterat.

Cellreferenser är en kombination av kolumnbokstaven och radnumret för en cell, såsom A1, B23 och W987. Cellreferenser identifierar platsen för data i ett kalkylblad.

Ett namngivet intervall eller definierat namn liknar en cellreferens genom att det används för att identifiera en cell eller cellintervall i ett kalkylblad.

Referera data i formler

Formler används i Excel för att utföra beräkningar som tillägg eller subtraktion.

Om faktiska siffror finns i formler som:

= 5 + 3

Varje gång data ändras måste du redigera formeln. Så om de nya siffrorna är 7 och 6 blir formeln:

= 7 + 6

Alternativt, om du anger data i celler i kalkylbladet, använd sedan cellreferenser eller intervallnamn i formeln snarare än siffrorna.

Om du anger numret 5 i cell A1 och 3 i cell A2 blir formeln:

= A1 + A2

För att uppdatera data ändrar du innehållet i cellerna A1 och A2, men behåll formeln som den är. Excel uppdaterar automatiskt formelresultaten.

Den här metoden är användbar när kalkylbladet innehåller komplicerade formler och när flera formler refererar till samma data. Då ändrar du bara data på en plats, som i sin tur uppdaterar formlerna som hänvisar till dem.

Cellreferenser och namngivna intervall gör också kalkylblad säkrare genom att skydda formlerna från oavsiktliga förändringar samtidigt som dataceller som ändras blir tillgängliga.

Peka på data

En annan funktion i Excel och Google Sheets är att cellreferenser eller intervallnamn kan matas in i formler med hjälp av pekning som innebär att klicka på en cell för att ange referensen i formeln. Pekning minskar risken för fel orsakade av att du skriver fel cellreferens eller stavar ett intervallnamn.

Använd Namngivna områden för att välja data

Att ge ett område med relaterade data ett namn gör det lättare att välja data som ska sorteras eller filtreras.

Om storleken på ett dataområde ändras, redigera det namngivna intervallet med Namnhanteraren.

Lämna inte celler som innehåller formler olåsta

Efter att ha använt så mycket tid på att få sina formler korrekta och använda rätt cellreferenser, gör många misstag att lämna dessa formler sårbara för oavsiktliga eller oavsiktliga förändringar.

Lås cellerna som innehåller dina formler om du använder cellreferenser eller namngivna intervall. Om det behövs, lösenordsskyddar celler för att skydda dem.

Låt samtidigt cellerna som innehåller data låsta upp så att användare kan ange ändringar och hålla kalkylbladet uppdaterat.

Att skydda ett kalkylblad eller en arbetsbok är en tvåstegsprocess:

  1. Se till att rätt celler är låsta.
  2. Skydda kalkylbladet genom att lägga till ett lösenord.

Sortera dina data

Sortera dina data efter att du har skrivit in dem. Att arbeta med små mängder osorterad data i Excel eller Google Sheets är vanligtvis inte ett problem, men när kalkylbladet blir större blir det svårt att arbeta med det effektivt.

Sorterade data är lättare att förstå och analysera. Vissa funktioner och verktyg, som VLOOKUP och SUBTOTAL, kräver sorterade data för att återge exakta resultat.

Sortera också dina data på olika sätt för att upptäcka trender som inte är uppenbara först.

Välj data som ska sorteras

Excel måste känna till det exakta intervallet du behöver sortera och identifiera områden med relaterad data om det finns:

  1. Inga tomma rader eller kolumner inom ett område med relaterad data.
  2. Tomma rader och kolumner mellan områden med relaterad data.

Excel avgör också om dataområdet har fältnamn och utesluter den raden från att sortera.

Att tillåta Excel att välja intervall för sortering kan dock vara riskabelt, särskilt med stora mängder data som är svåra att kontrollera.

Använd namn för att välja data

För att säkerställa att rätt data väljs, markera intervallet innan du startar sorteringen. Om du planerar att sortera samma dataintervall upprepade gånger är den bästa metoden att ge det ett namn.

När du sorterar ett namngivet dataområde skriver du namnet i Namnrutan eller väljer det från den tillhörande rullgardinslistan. Excel markerar automatiskt rätt dataintervall i kalkylbladet.

Sortera dolda rader och kolumner

Excel inkluderar inte dolda rader och kolumner med data vid sortering, så dessa rader och kolumner måste vara oledda innan sorteringen sker. Om till exempel rad 7 är dold inom ett intervall data som kommer att sorteras kommer den att förbli som rad 7 och flyttas inte till rätt plats i den sorterade datan.

Detsamma gäller för kolumner med data. Sortering efter rader innebär att ordning på kolumner med data ändras, men om kolumn B är dold före sorteringen kommer den att förbli som kolumn B efter sorteringen.

Lagra siffror som siffror

Kontrollera att alla siffror är formaterade som siffror. Om resultaten inte är vad du förväntade dig kan kolumnen innehålla nummer lagrade som text och inte som siffror. Till exempel lagras negativa nummer importerade från vissa bokföringssystem eller ett nummer som matats in med en ledande apostrof ( ' ) som text.

När data snabbt sorteras med AZ- eller ZA- knappen kan saker gå fel. Om det finns en tom rad eller tomma kolumner i datan, kommer vissa av data att sorteras och andra inte. Det enklaste sättet att se till att du har valt rätt dataintervall innan du sorterar är att ge det ett namn.

Om en enda cell är vald utvidgar Excel markeringen till ett område (ungefär som att trycka på Ctrl + Shift + 8 ) avgränsat av en eller flera tomma kolumner och rader. Den undersöker sedan den första raden i det valda intervallet för att avgöra om den innehåller rubrikinformation eller inte.

Kolumnrubriker måste uppfylla strikta riktlinjer innan Excel känner igen det som en rubrik. Om det till exempel finns tomma celler i rubrikraden kanske Excel tror att det inte är en rubrik. På samma sätt, om rubrikraden är formaterad på samma sätt som de andra raderna i dataområdet, kanske Excel inte känner igen rubriken. Dessutom, om en datatabell består av text och rubrikraden bara innehåller text, kommer Excel inte att känna igen rubrikraden; rubrikraden ser ut som en annan datarad för Excel.

Excel sorteras bara efter att området har valts och Excel avgör om det finns en rubrikrad. Sorteringsresultaten beror på om Excel har både räckvalsvalet och rubrikradbestämningen. Om Excel till exempel inte tror att det finns en rubrikrad, sorteras rubriken i datorns huvuddel.

För att säkerställa att ditt dataområde känns igen korrekt använder du genvägen Ctrl + Shift + 8 för att se vad Excel väljer. Om det inte stämmer överens med dina förväntningar, ändra antingen datateckenet i tabellen eller välj dataområdet innan du använder dialogrutan Sortera .

För att säkerställa att rubrikerna känns igen korrekt använder du genvägen Ctrl + Shift + 8 för att välja dataintervallet och titta sedan på den första raden. Om rubriken har tomma celler bland de valda i den första raden, är den första raden formaterad precis som den andra raden, eller om du har valt mer än en rubrikrad, antar Excel att det inte finns någon rubrikrad. För att korrigera detta gör du ändringar i rubrikraden för att se till att Excel känner igen dem.

Om din datatabell använder rubriker i flera rader kan Excel ha svårt att känna igen dem. Problemet förvärras när du förväntar dig att Excel ska inkludera tomma rader i den rubriken; det kan bara inte göra det automatiskt. Du kan dock välja raderna som ska sorteras innan du gör sorteringen. Med andra ord, var specifik i det du vill att Excel ska sortera; låt inte Excel göra antagandena för dig.

Lagra datum och tider som text

Om resultaten av sortering efter datum inte visar sig som förväntat kan data i kolumnen som innehåller sorteringsknappen innehålla datum eller tider som är lagrade som textdata snarare än som siffror (datum och tider är formaterade nummerdata).

På bilden ovan hamnade posten för A. Peterson längst ner på listan, när den baserat på upplåningsdatum 5 november 2014 borde ligga över den för A. Wilson, som också har ett lånedatum för 5 november. Anledningen till oväntade resultat är att lånedatumet för A. Peterson har lagrats som text snarare än som ett nummer.

Blandad data och snabbsortering

När du använder snabbsorteringsmetoden med poster som innehåller text- och nummerdata, sorterar Excel numret och textdata separat och placerar posterna med textdata längst ner i den sorterade listan.

Excel kan också inkludera kolumnrubrikerna i sorteringsresultaten och tolka dem som bara en rad med textdata snarare än som fältnamn för datatabellen.

Sortera varningar

När du använder dialogrutan Sortering, även för sortering i en kolumn, kan Excel visa en varning om att den har stött på data lagrade som text och ger dessa alternativ:

  • Sortera allt som ser ut som ett nummer som ett nummer.
  • Sortera siffror och nummer lagrade som text separat.

Det första alternativet placerar textdata på rätt plats för sorteringsresultaten. Det andra alternativet placerar poster som innehåller textdata längst ner i sorteringsresultaten precis som med snabba sorter.