Huvud E-post och meddelanden Ta itu med dessa 7 problem för att förbättra dina konferenssamtal
E-post och meddelanden

Ta itu med dessa 7 problem för att förbättra dina konferenssamtal

Ta itu med dessa 7 problem för att förbättra dina konferenssamtal
Anonim

  • Grunderna
  • Guider och handledning
  • Installera och uppgradera
  • tips och tricks
  • Nyckelbegrepp
  • byNadeem Unuth

    Specialiserat sig på informations- och kommunikationsteknik med fokus på VoIP.

    Ljudkonferenssamtal har många fördelar för affärsmöten och sociala möten, men de har sina egna uppsättningar vanliga problem. Underlåtenhet att ta itu med dem kan betyda skillnaden mellan ett professionellt, effektivt och effektivt möte och ett knappt förstått konferenssamtal för fattiga män som inte når sina mål. Här är sju vanliga problem och hur du åtgärdar dem.

    Bakgrundsbrus

    Det här är något brus som kommer från en deltagare bortsett från deras röst, till exempel stolar som skramlar, bakgrundsprat, maskinljud, pappersrassling osv. Du får dessa ljud mest med deltagare som använder VoIP (Voice over Internet Protocol) eftersom den traditionella telefonen handenheten har dedikerade mikrofoner med kort räckvidd, medan VoIP fungerar med en enhetsburen mikrofon som är mer förnuftig. Ett exempel är mikrofonsystemet i bärbara datorer. En del människor deltar i konferenser med sina enheter handsfree.

    Det enda sättet att avhjälpa denna situation är att göra deltagarna medvetna om de störningar de orsakar, vilket görs bäst genom kommunikation innan konferenssamtalet. Som arrangör kan du till exempel skicka ett e-postmeddelande om etiketten för konferenssamtal före sessionen.

    Eko

    Echo kan vara en del av bakgrundsljud, men det är mer tekniskt än så. Någon som deltar i konferenssamtalet kan ha problem med sin telefon - kanske det saknar ekoavbrott, till exempel.

    Någon med eko ombeds normalt att lägga på. Så återigen är proaktiv medvetenhet om tekniska problem med telefoner och annan utrustning som används i ett konferenssamtal viktigt.

    Brist på närvarohantering

    I ett ljudkonferenssamtal använder du bara en av dina sinnen: din hörsel. Du ser inte människor du pratar med eller lyssnar på. Om du inte håller reda på varje inträde och utgång i ditt konferenssamtal, kanske du inte är medveten om närvaro i din publik en gång djupt in i konferensen.

    Detta problem förblir utan någon definitiv lösning hittills. Det första verktyget som erbjuder någon form av närvarohantering är UberConference, som låter dig se vem som pratar, vem som är här, vem som inte är, och så vidare. Ett antal sådana verktyg har dykt upp den senaste tiden, några med intressanta visuella gränssnitt som representerar deltagare med ikoner. Det bästa sättet att hantera deltagarnas närvaro fortfarande kan vara enkel etikett: Be varje person att tillkännage sina resor och resor som en fråga om artighet.

    Musik på vent

    Människor plejer normalt sina telefons gränssnitt för individuell användning, men aldrig för konferenssamtal. Även om det kan vara trevligt för någon som har hållits på att höra musik, kommer det att vara en olägenhet i ett konferenssamtal. Vissa deltagare kanske sätter konferensen i väntetid medan de deltar i något annat samtal eller en uppgift, till exempel för att oavsiktligt lägga till rytmisk atmosfär till konferensen. Återigen är det en preliminär kampanj för etikmedvetenhet för konferenser som är värd.

    Brist på ledarskap

    I vissa fall, om en grupp inte har en ledare, kommer kaos att leda istället. Detta är särskilt troligt i en konferensinställning. En person bör leda diskussionen för att säkerställa att alla ges god tid att tala och nödvändig uppmärksamhet, och få saker tillbaka på rätt spår om det skulle vara tappande eller direkt konflikt.

    Material och dokument Missmanagement

    Många konferenser hänvisar till dokument, material och verktyg. Fel spridning av sådan information får vissa deltagare att vara i mörkret på vissa punkter och därmed orsaka ointresse. Se sedan till att sprida relevant information och dokument till alla deltagare långt innan konferensen startar.

    Ett annat, bättre sätt är att använda samarbetsverktyg online, som möjliggör interaktion med sådant material.

    Dålig samtalskvalitet

    Detta händer ofta med VoIP-tjänster, vilket beror på ett antal faktorer som inkluderar bandbredd, codecs, telefoner och andra enheter. Det är inte mycket du kan göra åt detta om du är konferensledare eller arrangör. Deltagaren som lider av dålig röstkvalitet måste ta itu med tekniska problem på sin sida.